La gestione delle commesse e dei progetti è un’attività complessa che spesso presenta numerose criticità. Un primo ostacolo significativo è la gestione delle priorità. La tendenza a considerare tutto come urgente porta inevitabilmente a inefficienze. Il risultato è che, invece di concentrarsi su ciò che è davvero importante, si rischia di sovraccaricare la struttura, generando ritardi e un aumento dei costi. Pianificare correttamente significa dare priorità a ciò che il team è in grado di gestire, evitando di compromettere la qualità del lavoro.
Un altro problema è il sovraccarico delle risorse. Molte aziende affermano di gestire decine di progetti contemporaneamente, ma in realtà il lavoro concreto si concentra su pochi. Questa illusione di multitasking non fa che rallentare tutti i progetti. L’adozione di metodologie come il One-Piece Flow – che si concentra su un progetto alla volta – può migliorare notevolmente l’efficienza e ridurre le inefficienze sistemiche.
Un ulteriore aspetto critico è la pianificazione dettagliata. Oggi, il contesto VUCA (volatilità, incertezza, complessità e ambiguità) rende difficile pianificare con precisione soprattutto nel lungo periodo. È più efficace adottare una pianificazione agile, che sacrifichi un po’ di precisione in cambio di una maggiore rapidità, aiutando a mantenere la flessibilità di fronte a imprevisti.
La mancanza di dati robusti rappresenta un altro punto debole. Spesso, la raccolta di dati è inefficiente, frammentata e basata su strumenti obsoleti come fogli elettronici e rapportini ore manuali. Questi metodi portano a una raccolta di informazioni imprecise, che non permettono di valutare correttamente le inefficienze né di stabilire standard operativi affidabili. In mancanza di dati accurati, la standardizzazione diventa impossibile, lasciando spazio al caos e a una gestione reattiva delle criticità.
I progetti arrivano in ritardo perché pianificati con criteri superati: si usa il «giorno» come unità di misura dove 1 giorno = 8 ore. Raramente si considera la presenza di imprevisti e microattività. Numeri alla mano, possiamo dire che il tempo reale in % speso dalle persone su attività di progetto pianificato fatica ad arrivare al 50%: il firefighting, ovvero la gestione continua delle emergenze, diventa la norma in assenza di una pianificazione strutturata. Questo approccio reattivo non solo sovraccarica le risorse, ma compromette anche la qualità dei progetti.
Infine, la difficoltà di riutilizzare l’esperienza passata penalizza l’efficienza. Ogni progetto genera un patrimonio di conoscenze prezioso, ma senza un sistema strutturato per il riuso del know-how, molte aziende si trovano a ripetere gli stessi errori. La mancanza di standard e strumenti adeguati porta a ritardi e inefficienze che potrebbero essere evitati attraverso un approccio più strutturato e standardizzato.
L’adozione di strumenti digitali avanzati può supportare la raccolta e l’analisi di dati più affidabili, migliorando la capacità di anticipare problemi e ottimizzare le risorse.
