Immaginiamo di viaggiare in autostrada, sereni nella nostra corsia, quando improvvisamente il traffico rallenta fino a fermarsi del tutto. Dopo qualche minuto, le auto iniziano a muoversi lentamente, e riprendiamo finalmente la velocità di crociera. Siamo portati a pensare che ci sia stato un incidente, ma in realtà non è accaduto nulla di specifico. Questo fenomeno, noto come phantom traffic jam (ingorgo fantasma – https://youtu.be/7wm-pZp_mi0), è scatenato da una piccola variazione di velocità – una singola auto che rallenta di pochi chilometri all’ora – e si propaga fino a creare un blocco totale a chilometri di distanza.
In un’autostrada ad elevato traffico anche la semplice inserzione in corsia di accelerazione di un veicolo lento può essere una perturbazione che a 10 km di distanza crea un fermo temporaneo del traffico … su tutte e tre le corsie.
Questo è solo un esempio di come un evento minimo possa generare inefficienze significative e rappresenta una perfetta metafora di ciò che può accadere negli ambienti multiprogetto, dove più progetti sono sviluppati simultaneamente a risorse condivise.
La difficoltà di gestione e la sovrapposizione delle attività possono infatti creare i loro “ingorghi fantasma”, rallentando il flusso complessivo del lavoro.
La Dinamica delle Perturbazioni nel Contesto Multiprogetto
Come in autostrada, il rallentamento in un ambiente multiprogetto non è sempre causato da grandi problematiche (gli incidenti). Piuttosto, spesso deriva da piccole perturbazioni, ovvero variazioni minime che generano inefficienze a cascata, interrompendo il flusso. Gli esempi includono:
- Cambiamenti nelle specifiche di progetto
- Modifiche alle priorità
- Inserimento di nuovi progetti/attività urgenti
- Riassegnazione delle risorse
Questi eventi, voluti o meno, prevedibili o meno, rappresentano inefficienze, simili alle perturbazioni che rallentano il traffico.
Riconoscere le Tre “Corsie” del Flusso Multiprogetto
L’autostrada rappresenta diversi flussi di progetto, ognuno con una sua corsia ideale:
- Corsia di destra: errato chiamarla “corsia lenta”, quei mezzi vanno lenti ma trasportano un elevato valore. Potremmo immaginarla destinata a progetti complessi e a lungo termine, che richiedono più risorse e tempo per un risultato di alto valore (es. sviluppo di una nuova famiglia di prodotti).
- Corsia centrale: dedicata a progetti di media intensità, che pur richiedendo impegno, non necessitano di tutta l’attenzione dei grandi progetti (es. estensione di gamma di prodotti, nuova feature).
- Corsia di sinistra: pensata per progetti veloci (fast track), dove la rapidità è fondamentale, come nella risoluzione di non conformità o nell’aggiunta di nuove funzionalità, relativamente semplici.
Ogni progetto entra nel flusso solo se possiede un minimo livello di importanza. Tuttavia, una perturbazione può generare rallentamenti, proprio come accade in autostrada, causando inefficienze in tutto l’ambiente di lavoro.
Evitare le Inefficienze: strategie di Azione
Per ridurre le code in un ambiente multiprogetto, ci sono due strategie principali:
- Evitare le perturbazioni: minimizzare l’introduzione di nuove inefficienze regolamentando i flussi e gestendo le risorse in modo efficace.
- Mitigare la propagazione delle perturbazioni: assicurarsi che eventuali cambiamenti non si traducano in effetti domino su tutto il sistema.
Come ci sono norme per regolare il traffico in autostrada, anche negli ambienti multiprogetto è fondamentale avere regole ben definite. Queste regole determinano cosa sia accettabile e cosa non debba essere permesso, sapendo che alcune azioni generano inevitabilmente sprechi, ma altre sono evitabili e non devono essere tollerate.
Regolamentare l’Ingresso nel Flusso di Lavoro
Per mantenere un flusso di lavoro efficiente, è essenziale regolamentare l’ingresso di nuovi progetti: essi devono entrare solo se c’è spazio adeguato o se un altro progetto esce dal flusso. Questo tipo di regolamentazione è essenziale per ridurre le inefficienze che minano il sistema e compromettono i risultati finali.
In sintesi, la metafora dell’autostrada mostra che una gestione ordinata e consapevole delle risorse e delle priorità è indispensabile per evitare rallentamenti e sprechi, mantenendo i progetti in movimento e garantendo un ambiente di lavoro produttivo.
