A cosa serve uno standard, anche se non perfetto?
“È impossibile pianificare o prevedere.”
Questa affermazione, per quanto frequente, appartiene alla categoria delle “frasi killer”. Se parliamo di un evento naturale imprevedibile come un fulmine, possiamo essere d’accordo. Ma quando ci riferiamo a un risultato, per quanto complesso o difficile, l’assenza di un piano o di una stima rappresenta una scelta ben più rischiosa rispetto a quella di basarsi su una previsione, anche solo indicativa.
Un’ipotesi iniziale, per quanto approssimativa, è sempre meglio di nessuna ipotesi iniziale.
Questo perché consente di stabilire una baseline, un punto di partenza da cui partire per confrontarsi e, soprattutto, migliorare.
Uno standard, o una stima preliminare, fornisce un riferimento. Dopo che il lavoro è stato completato, possiamo verificare quanto ci siamo avvicinati all’obiettivo e identificare eventuali scostamenti. Senza standard, si lavora alla giornata, senza possibilità di confronto né margini per un miglioramento continuo.
Come si crea uno standard di processo?
La creazione di standard non è un esercizio teorico, ma un approccio pratico basato sull’osservazione, l’analisi e il miglioramento costante. Ecco gli otto passi fondamentali:
- Categorizzare
Non tutti i progetti o risultati appartengono alla stessa tipologia. È fondamentale distinguere e raggruppare ciò che deve essere pianificato in categorie ben definite. - Definire i task fondamentali
Ogni categoria deve avere una serie di attività chiave, necessarie per ottenere il risultato desiderato. - Analizzare i dati storici
Guardare ai progetti precedenti aiuta a comprendere quanto tempo, risorse e sforzi sono stati necessari per completare oggetti simili - Costruire uno standard iniziale
I dati storici permettono di creare una prima bozza di standard. Anche se imperfetto, rappresenta un punto di partenza. - Applicare lo standard
Utilizzare questo standard per pianificare il prossimo progetto o attività della stessa categoria. - ilevare e misurare
Durante l’esecuzione, raccogliere dati che possano validare o mettere in discussione lo standard applicato. - Analizzare gli scostamenti
Identificare le differenze tra quanto pianificato e quanto effettivamente accaduto. - Correggere lo standard
Modificare lo standard sulla base delle osservazioni e delle misurazioni raccolte, per migliorarlo progressivamente.
Nota pratica: Se non hai dati storici, inizia comunque. Anche una stima approssimativa, basata su intuizioni o semplici ipotesi, è meglio che non avere alcun riferimento.
Il valore degli standard nella gestione progetti
Lavorare per standard è l’unico modo per adottare un approccio di miglioramento continuo, anche nella gestione di progetti e commesse. Gli standard rendono i processi ripetibili, confrontabili e, soprattutto, migliorabili. Senza standard, ogni progetto è un caso isolato, privo di dati utili per pianificazioni future.
Wepladoo è uno strumento che si fonda sul valore degli standard. Non è un semplice elenco di attività (ToDo list), ma un sistema che permette di costruire, applicare e migliorare standard processuali, consentendo alle aziende di ottimizzare le proprie risorse e di imparare dai propri progetti.
Conclusione
Creare standard non significa raggiungere la perfezione, ma stabilire una base di confronto per avanzare verso un continuo miglioramento. È il modo migliore per superare l’approccio casuale e garantire risultati più prevedibili e sostenibili. Wepladoo supporta le aziende che credono nel valore degli standard, offrendo uno strumento concreto per la loro creazione e ottimizzazione.
